Tổng quan về ERP mã nguồn mở

Càng ngày các doanh nghiệp càng phải dựa vào ERP để điều hành mọi hoạt động. Giải pháp trọn gói tất cả trong một từ kế toán đến sản xuất và bán hàng giúp cho mọi thứ vận hành và phối hợp hiệu quả. Nhưng với một số doanh nghiệp vấn đề chi phí triển khai ERP thực sự cao so với khả năng.

Phần mềm ERP mã nguồn mở là một lựa chọn rẻ hơn đối nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMBs). Đặc biệt vì được triển khai theo mô đun và linh hoạt nên doanh nghiệp chỉ phải trả chi phí triển khai các tính năng và tuỳ chỉnh họ thực sự cần.

Lợi ích của ERP mã nguồn mở

Có rất nhiều lý dó để lựa chọn phần mềm ERP mã nguồn mở. Dưới đây là các lợi ích chính.

Chi phí thấp

Phần mềm ERP nói chung không hề rẻ. Một giải pháp tổng thể thường chi phí từ $75,000 đến $750,000 đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa và từ $1 triệu đến $10 triệu đối với doanh nghiệp lớn. Với chi phí ban đầu cao như vậy sẽ là rào cản ngăn rất nhiều doanh nghiệp tiếp cận đầu tư vào công nghệ này.

Phần mềm ERP mã nguồn mở có thể là một lựa chọn với chi phí hiệu quả hơn bởi vì người sử dụng không phải trả phí bản quyền để được truy cập mã nguồn. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể cài đặt và tuỳ chỉnh phần mềm miễn phí.

Hầu hết các giải pháp ERP thông thường đều có rất nhiều tính năng và phân hệ đã bao gồm trong giá bán. Phần mềm ERP mã nguồn mở thì tiếp cận theo hướng khác là bước đầu chỉ có các chức năng cơ bản, sau đó doanh nghiệp sẽ tự quyết định có bổ sung các phân hệ miễn phí khác hay trả tiền cho các tính năng cần thiết.

Kiểm soát hoàn toàn việc tùy chỉnh

Khi doanh nghiệp muốn bổ sung chức năng tuỳ chỉnh vào phần mềm ERP họ thường phải làm việc với nhà cung cấp, nhóm IT nội bộ hay các chuyên gia tư vấn bên ngoài. Việc này sẽ mất nhiều thời gian để phối hợp giữa các nhóm và dễ gặp vấn đề trong việc trao đổi thông tin. Và nếu nhà cung cấp trả lời không thể tuỳ chỉnh một chức năng nào đó thì doanh nghiệp sẽ không có lựa chọn nào khác.

Với ERP mã nguồn mở doanh nghiệp có thể tự thực hiện tuỳ chỉnh trong nội bộ không cần đến nhà cung cấp. Ngoài ra doanh nghiệp có thể lấy các chức năng và phân hệ làm sẵn theo đặc thù nghiệp vụ từ cộng đồng người sử dụng. Việc này sẽ giúp giảm thời gian và sự phức tạp của tuỳ chỉnh, giúp doanh nghiệp có thêm nhiều lựa chọn.

Dễ dàng mở rộng

Một trong những thách thức lớn nhất khi lựa chọn giải pháp ERP là cân nhắc khả năng mở rộng hệ thống trong tương lai. Nhiều công ty đến lúc đã phát triển thì đã quá muộn khi nhận ra việc nâng cấp phần mềm hay tăng số lượng người dùng đòi hỏi một chi phí triển khai lớn.

ERP mã nguồn mở thì dễ dàng mở rộng và có thể nâng cấp thường xuyên mà không làm gián đoạn hệ thống. Tuy nhiên, việc này chỉ có thể thực hiện được nếu hệ thống tuỳ chỉnh được triển khai đúng cách.

Chủ động tìm hiểu

Thông thường doanh nghiệp muốn thử tìm hiểu một giải pháp ERP thì phải liên hệ với nhà cung cấp, yêu cầu một buổi demo và các cuộc họp trao đổi tìm hiểu thêm. Quá trình này sẽ tốn thời gian và doanh nghiệp thường sẽ phải ngồi nghe các buổi thuyết trình bán hàng thuần tuý.

Ngược lại, doanh nghiệp có thể lấy ERP mã nguồn mở công khai trên mạng và tự tìm hiểu phần mềm không cần liên hệ với nhóm bán hàng của nhà cung cấp. Mặc dù ban đầu phần mềm này có thể chưa có các tuỳ chỉnh phù hợp nhưng doanh nghiệp có thể tự thử nghiệm theo yêu cầu tiến độ và tuỳ ý quyết định lựa chọn.

Mã nguồn chất lượng cao

“Chất lượng cao” và “Chi phí thấp” là những từ rất hiếm khi đi cùng nhau. Nhưng nhiều giải pháp ERP mã nguồn mở chi phí thấp lại cung cấp mã nguồn chất lượng cao bởi vì nó được xây dựng dựa trên các dự án mã nguồn mở trước đó và đã được nhiều lập trình viên đóng góp chỉnh sửa.

Bộ phận IT nội bộ cũng có khả năng tự kiểm tra đánh giá chất lượng mã nguồn mở. Với phần mềm ERP mã nguồn đóng, nhân viên IT sẽ không thể xem được mã nguồn, họ chỉ có thể kiểm thử chức năng xử lý của phần mềm có đúng với dữ liệu nghiệp vụ hay không.

Thách thức đối với ERP mã nguồn mở

Mặc dù ERP mã nguồn mở có nhiều ưu điểm nhưng nó không phải phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Dưới đây là một số thách thức cần phải chú ý trong quá trình lựa chọn.

Dự toán chi phí chưa sát thực tế

ERP mã nguồn mở cung cấp mã nguồn cho cộng đồng mà mọi doanh nghiệp đều được sử dụng miễn phí. Tuy nhiên phần mềm thường chỉ có sẵn các chức năng cơ bản, nhà cung cấp sẽ thu phí đối với các tính năng nâng cao, mô đun độc quyền tích hợp thêm, triển khai trên cloud, đào tạo và hỗ trợ. Tuỳ thuộc vào những tính năng và nhu cầu của doanh nghiệp, một giải pháp ERP mã nguồn mở có thể sẽ là một khoản đầu tư lớn.

Ngoài ra, doanh nghiệp vẫn phải trả chi phí triển khai bao gồm chi phí cho nhân viên IT nội bộ, phần cứng, CSDL, bảo mật và sao lưu dự phòng. Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn bên ngoài trong giai đoạn triển khai thì có thể phải tăng thêm chi phí.

Nhân sự IT

Doanh nghiệp muốn triển khai ERP mã nguồn mở thì cần phải có nhân viên IT có kiến thức tốt về lập trình và ERP để có thể thiết kế, phát triển và cài đặt các tính năng tuỳ chỉnh. Rất nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ có thể không có đủ nguồn lực IT nội bộ đủ trình độ triển khai ERP mã nguồn mở.

Cần phải chú ý rằng nếu doanh nghiệp không mua gói hỗ trợ hoặc triển khai từ nhà cung cấp có kinh nghiệm về ERP mã nguồn mở thì nhân viên IT sẽ phải chịu trách nhiệm toàn bộ việc phát triển và bảo trì phần mềm. Trong trường hợp hệ thống bị lỗi hoặc gặp sự cố doanh nghiệp sẽ phải tự xử lý.

Sự ủng hộ từ lãnh đạo và quản lý

Như với bất kỳ việc sử dụng phần mềm nào, điều quan trọng là phải nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan chính, chẳng hạn như nhóm quản lý điều hành. Nhưng nhóm quản lý này có thể nghi ngờ phần mềm ERP mã nguồn mở đặc biệt đây là khái niệm mới đối với họ.

Nhóm quản lý có thể lo ngại về tính bảo mật và khả năng tồn tại của phần mềm có mã nguồn công khai. Trong trường hợp này, nhóm triển khai cần phải chứng minh rằng phần mềm ERP mã nguồn mở cũng an toàn và đủ điều kiện phát triển lâu dài. Ví dụ tốt nhất là đánh giá tích cực từ những khách hàng khác có thể thuyết phục nhóm quản lý ủng hộ phần mềm mã nguồn mở.

Không kiểm soát được phạm vi tùy chỉnh

Triển khai ERP là một quá trình lâu dài và phức tạp mà doanh nghiệp có thể lãng phí nhiều thời gian và tiền bạc nếu lập kế hoạch không tốt. Bởi vì ERP mã nguồn mở hỗ trợ nhiều khả năng tuỳ chỉnh nên doanh nghiệp cần phải thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về chức năng thực sự cần thiết tuỳ chỉnh.

Theo ông Ned Lilly, giám đốc điều hành của xTuple, “Rất dễ rơi vào cái bẫy của việc tuỳ chỉnh quá mức đặc biệt đối với mã nguồn mở. Do vậy trong quá trình triển khai tốt nhất là sử dụng các phương pháp và quy trình chuẩn và chỉ sửa đổi khi không còn cách nào khác đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ.”

Thiếu tài liệu kĩ thuật

Đào tạo người sử dụng là bước quan trọng trong triển khai và khi đó cần có đầy đủ tài liệu hướng dẫn người dùng cách vận hành phần mềm ERP. Hầu hết các phần mềm thương mại đều cung cấp tài liệu rất đầy đủ không như phần mềm mã nguồn mở, các tài liệu này thường thiếu nội dung hoặc hoàn toàn không có.

Do vậy bộ phận IT và quản lý cần phải xây dựng bộ tài liệu cho phần mềm để đào tạo cho người sử dụng.

 

(Nguồn https://www.betterbuys.com/)

Trả lời

viVietnamese
en_GBEnglish viVietnamese